بر اساس قانون مدنی، ماده 1286 اسناد بر دو نوع سند عادی و سند رسمی تعریف می شوند. اسناد ملکی هم از این قاعده مستثنی نیستند و به صورت عادی و رسمی تنظیم می شوند. یکی از سوالات رایج در زمینه اسناد ملکی این است که سند عادی ملک چیست؟ چه ویژگی ها و چه کاربردی دارد؟ آیا سند عادی ملک را می توان به سند رسمی تبدیل کرد؟
تعریف سند عادی ملک چیست؟
در تعریف سند عادی و به هدف پاسخ به پرسش سند عادی ملک چیست، به این نکات اشاره شده که سند عادی سندی است که اولاً: مکتوب باشد؛ ثانیاً: در مقام دعوا و یا دفاع در دادگاه و مراجع قضایی قابل استناد باشد. همچنین سندی که ویژگی های یک سند رسمی را دارا نباشد، سند عادی محسوب می گردد. سوالی که در این جا مطرح می شود این است که سند رسمی ملک چه ویژگی هایی دارد که آن را با سند عادی ملک متمایز ساخته است. تمام اسناد رسمی ملک دارای سه ویژگی اصلی هستند. این ویژگی ها عبارتند از:
تنظیم سند در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و یا یکی از دفاتر اسناد رسمی
تنظیم سند با نظارت مامور رسمی (کسی که صلاحیت، دانش، توانایی و اجازه ثبت قانونی اسناد را دارد.)
رعایت تشریفات قانونی تنظیم اسناد رسمی
اگر در تنظیم سند یکی از سه مورد ذکر شده رعایت نشده باشد، سند رسمی نخواهد بود و سند عادی محسوب می شود. با توجه به تعاریف مهم ترین نکته در مفهوم سند عادی ملک چیست، این است که اسناد عادی توسط افراد غیر رسمی و بدون حضور و دخالت مامور رسمی تنظیم می گردند. قولنامه یکی از رایج ترین اسناد عادی ملک به شمار می آید. در واقع، قولنامه سندی عادی است که پیش از تنظیم سند رسمی میان دو طرف معامله (خریدار و فروشنده) منعقد می شود.
قولنامه (بیع نامه) نوعی سند عادی ملک است و تعهد به انجام معامله را نشان می دهد.
تفاوت سند رسمی با سند عادی ملک چیست؟
به طور کلی، تفاوت اصلی سند رسمی با سند عادی ملک چیست، بررسی شد. حال به بیان دقیق تر و جامع تر تفاوت این دو سند می پردازیم. اصلی ترین وجه تمایز سند رسمی، قدرت اجرایی این نوع سند است؛ در حالی که در سند عادی، شاهد عدم قدرت اجرایی خواهیم بود. کسانی که دارای سند عادی ملک هستند، باید الزامات قانونی خاصی را انجام دهند تا به عنوان سند لازم الاجرا خوانده شوند. تاریخ اسناد عادی ملک نسبت به اشخاص ثالث معتبر نیست، اما در مورد اسناد رسمی تاریخ تنظیم حتی نسبت به اشخاص ثالث معتبر است. یکی دیگر از تفاوت های سند عادی ملک با سند رسمی در این است که در مورد اسناد عادی ملک می توان انکار، تردید و یا ادعای جعل نسبت به سند داشت. این امر در مورد سند رسمی ملک صدق نمی کند؛ در مورد سندهای رسمی ادعای تردید و انکار، قابل طرح نیست.
مبایعه نامه و سند مالکیت
یکی دیگر از تفاوت های سند عادی ملک با سند رسمی در این است که در صورت از بین رفتن، گم شدن یا مفقود شدن، تهیه رونوشت و صدور سند مالکیت المثنی به سادگی امکان پذیر است. با این حال، در مورد سند عادی ملک از رونوشت آن نمی توان در مراحل مختلف قانونی به صورت کامل استفاده کرد.
قولنامه: سند عادی ملک
در تعریف مفهوم سند عادی ملک چیست، به این نکته اشاره کردیم که قولنامه در دسته اسناد عادی ملکی قرار دارد. قولنامه نوعی سند عادی است که بین خریدار و فروشنده در هنگام معامله یک ملک منعقد می شود. قولنامه در حضور مامورین رسمی تنظیم نمی شود؛ با این حال، ممکن است برخی از تشریفات و مقررات قانونی در آن لحاظ گردد. قولنامه با این که سندی عادی محسوب می شود، اما نقش مهمی در معاملات ملکی دارد. در زمان تنظیم این نوع سند عادی ملک در بنگاه های معاملاتی و مشاورین املاک لازم است نهایت دقت و توجه را داشت. قولنامه به عنوان یک سند عادی ملک (در صورت تنظیم در دفاتر مشاور املاک)، به خریدار اطمینان می دهد که مالکیت ملک به نام او منتقل خواهد شد و به فروشنده اطمینان می دهد که خریدار به تعهدات خود عمل خواهد کرد. همچنین، قولنامه به عنوان یک سند حقوقی، در صورت بروز اختلافات بین فروشنده و خریدار، برای حل اختلافات استفاده می شود.
قولنامه شامل اطلاعاتی نظیر مشخصات فروشنده و خریدار، توضیحات مربوط به ملک شامل آدرس، مساحت و ویژگی های دیگر، قیمت مورد معامله و شرایط پرداخت، شرایط تحویل ملک و شرایط انتقال مالکیت است. همچنین در این نوع سند عادی ملک به توافقات، تعهدات طرفین، شرایط فسخ، ضمانت اجرایی و درصد ضرر و زیان پرداخته می شود.
اگر مبایعه نامه در یکی از دفاتر اسناد رسمی تنظیم گردد، سند رسمی خواهد بود. مبایعه نامه هایی که در دفاتر املاک تنظیم می گردند، سند عادی ملک تلقی خواهند شد.
وجه التزام در سند عادی ملک چیست؟
یکی از پرسش های متداولی که در زمینه اسناد مطرح می شود این است که وجه التزام در سند عادی ملک چیست و به چه معنا است؟ در پاسخ به این پرسش باید گفت، هرگاه به هر علت قرارداد بیع قطعی نشود، مبلغی به عنوان جریمه و به منظور وجه التزام عدم انجام معامله تعیین می شود. در این شرایط، یکی از طرفین وظایف و تعهدات خود را به درستی انجام می دهد، اما طرف دیگر در انجام تعهدات و توافقات صورت گرفته اهمال می کند. در نتیجه، موظف به پرداخت ضرر، زیان و خسارت به طرف دیگر معامله خواهد بود. به بیان ساده تر، وجه التزام در اسناد عادی معاملات ملکی به هدف خسارت عدم انجام تعهدات در نظر گرفته می شود.
نکته: توجه داشته باشید هر یک از طرفین معامله در صورتی می تواند وجه التزام را مطالبه نماید که تعهدات خود را به طور کامل انجام داده باشد.
اثبات مالکیت با سند عادی ملک
اثبات مالکیت یکی از مهم ترین چالش ها در حوزه معاملات با اسناد عادی ملک به شمار می آید. اثبات مالکیت با سند عادی ملک چیست و به چه صورت انجام می شود؟ در واقع، اثبات مالکیت اغلب در شرایطی طرح می شود که طرفین معامله با یکدیگر دچار اختلاف شده باشند. به طور کلی، مالکیت افراد به واسطه یکی از موارد عقد و قرارداد، احیای اراضی موات، ارث و اخذ به شفعه به دست می آید. برای اثبات مالکیت به صورت قانونی باید ادله کافی ارائه داد. اسناد یکی از اصلی ترین ادله در این حوزه محسوب می شوند. از آن جایی که اعتبار اسناد عادی نسبت به اسناد رسمی کمتر است، اثبات مالکیت در این اسناد دشوارتر بوده و مراحل پیچیده تری دارد. یکی از دلایل امکان جعل و دستکاری در اسناد عادی است. بنابراین، برای اثبات مالکیت اسناد عادی باید از روش های قانونی استفاده کرد.
روش های قانونی برای اثبات مالکیت با اسناد عادی
مهم ترین راهکارهای قانونی در اثبات مالکیت با سند عادی ملک چیست؟
اصل سند عادی ملک: اولین مرحله برای اثبات مالکیت این است که اصل سند موجود باشد. به این ترتیب، کارشناسان رسمی دادگستری می توانند موضوعاتی همچون جعل، دستکاری و یا انکار سند را بررسی نمایند.
شهادت: یکی از مواردی که می توان برای اثبات مالکیت از آن استفاده کرد، شهادت شهود و استشهادیه است. در این شرایط، شاهد معامله که امضای او در قرارداد ثبت شده است، می تواند در دادگاه شهادت دهد. همچنین کسانی که در روند معامله حضور داشته اند و یا شاهد توافقات میان فروشنده و خریدار بوده اند، می توانند برای شهادت شفاهی و یا کتبی در دادگاه حضور یابند.
سوگند: این روش اغلب در شرایط خاص قابل اجرا است و بستگی به نظر قاضی دارد.
تصرف: بنا بر ماده 35 از قانون مدنی، یکی از روش های اثبات مالکیت اماره تصرف است. در این شرایط، فرد آن چنان بر مال تصرف دارد که از دیدگاه عرف اصل بر مالکیت شخص است. اماره قانونی در کنار سایر ادله می تواند به شخص برای اثبات مالکیت کمک کند.
تحقیقات محلی: یکی دیگر از گزینه ها که به اثبات مالکیت اسناد عادی کمک می کند، انجام تحقیقات محلی است. این مورد باید به دستور دادگاه انجام شود.
اگر فردی برای اثبات مالکیت با سند عادی اقدام نماید، توصیه می شود الزام به تنظیم سند رسمی را نیز انجام دهد. همچنین اگر فردی که سند عادی را امضا کرده باشد، سند را انکار نماید و به دادگاه ثابت شود که شخص امضای خود در معامله را انکار کرده است، سند عادی اعتبار سند رسمی را پیدا خواهد کرد.
