تنظیم و نوشتن متن هر نوع قرارداد نیازمند اصول و قوانین خاصی است. سهل انگاری و عدم رعایت بندهای قرارداد، عواقب و آثار حقوقی متفاوتی در پی خواهد داشت. برخی از توافقات مانند قراردادهای اجاره در میان مردم رواج بیشتری دارد. قراردادهای اجاره خانه و مغازه از رایج ترین قراردادهای ملکی محسوب می شوند. در بعضی از موارد، افراد بی توجه به ملاحظات حقوقی و نکات مهم در تنظیم اجاره نامه، اقدام به نوشتن اجاره نامه می کنند. این امر ممکن است طرفین را در آینده دچار اختلاف نماید. یک قرارداد معتبر که بر اساس احکام اجاره نوشته شود، اختلاف مالک و مستاجر را به حداقل می رساند و همچنین ریسک معامله را به طرز چشمگیری کاهش می دهد.
موارد حقوقی و نکات مهم در تنظیم اجاره نامه یکی از مهم ترین موضوعاتی است که هر دو طرف باید به آن توجه ویژه ای داشته باشند تا در آینده متضرر نشوند. در قانون مدنی، مقررات خاصی برای این نوع قرارداد تعیین شده است. بر اساس تعریف قانون گذار، در قرارداد اجاره، موجر مال خود را در ازای دریافت اجرت و به مدت زمان مشخص در اختیار مستاجر قرار می دهد. بهایی که مستاجر در این قرارداد پرداخت می کند، اجاره نامیده می شود. با توجه به این تعریف، ارکان یک قرارداد به این قرار است:
در نگارش اجاره نامه (عادی و رسمی) باید تمام شروط، موارد توافق شده و نکات حقوقی اجاره خانه ذکر گردد تا از ایجاد مشکلات احتمالی پیشگیری شود. اجاره نامه در سه نسخه با امضای موجر، مستاجر و شهود تنظیم می شود و دو نسخه از آن به موجر و مستاجر داده می شود و یک نسخه در دفتر املاک نگه داشته می شود. در صورتی که یکی از طرفین حضور نداشته باشد و انعقاد قرارداد به وکیل سپرده شده باشد، لازم است وکالت نامه و مدارک هویت وکیل ضمیمه شود. یکی از نکات مهم در تنظیم اجاره نامه، تعیین مدت اجاره است. اغلب قراردادهای اجاره مسکونی یک ساله بسته می شوند، اما در مواردی که ملک تجاری باشد، معمولاً زمان بیشتری برای اجاره در نظر گرفته می شود. مستاجر متعهد می شود که اجاره بها را در تاریخ مشخص به موجر پرداخت نماید. تعمیرات اساسی ملک بر عهده مالک است، مگر این که در اجاره نامه توافق دیگری ذکر شده باشد.
یکی دیگر از نکات مهم در تنظیم اجاره نامه استفاده نامتعارف از مورد اجاره است. به عنوان مثال، اگر ملک مورد اجاره مسکونی باشد و مستاجر از آن استفاده تجاری نماید، موجر می تواند مطابق بندهای قید شده در اجاره نامه از حق فسخ استفاده نماید. همچنین اگر مستاجر بعد از انعقاد اجاره نامه متوجه شود که ملک مورد اجاره دارای مشکلات جدی است و مالک تمایل به رفع آن نداشته باشد، مستاجر می تواند از حق فسخ استفاده نماید. اگر در طول مدت زمان اجاره، موجر و یا مستاجر فوت نماید، قرارداد اجاره نامه باطل نمی شود و همچنان به قوت خود باقی است؛ مگر در شرایط خاص که در مورد فسخ قرارداد به توافق برسند.
در هنگام اجاره ملک مسکونی (خانه، ویلا و آپارتمان) لازم است به نکات مهم در تنظیم اجاره نامه منزل توجه شود:
موجر و مستاجر با کسب اطلاعات و نکات مهم در تنظیم اجاره نامه می توانند قراردادی مطمئن و تضمین شده منعقد نمایند.
شرایط فسخ: لازم است در هنگام تنظیم اجاره نامه، شرایط فسخ از سوی موجر و یا مستاجر قید شود. در واقع، باید شرایطی که موجب فسخ قرارداد از سوی طرف مقابل می گردد، کامل و روشن نوشته شود.
به طور کلی، قراردادهای اجاره دارای چند ماده و تبصره هستند، اجاره نامه های تجاری هم از این قاعده مستثنی نیستند. در هنگام اجاره ملک تجاری باید نکات مهم در تنظیم اجاره نامه مغازه را مد نظر قرار داد. در این نوع اجاره نامه هم مشخصات طرفین، مورد اجاره (مغازه)، مدت اجاره، مبلغ ودیعه و اجاره بها، تسلیم مورد اجاره، سرقفلی، شرایط و نوع استفاده قید می شود. همچنین شرایط فسخ قرارداد، تضمین قرارداد، تخلیه زودتر از موعد و سایر توافقات در اجاره نامه ذکر می گردد.
اگر مستاجر سرقفلی مغازه را هم اجاره کند، باید این موضوع در توضیحات اجاره نامه قید شود و موجر و مستاجر در مورد مبلغ آن به توافق برسند. همچنین بسیاری از کسانی که قصد اجاره مغازه را دارند، به دلیل مسائلی نظیر جواز کسب تمایل به عقد قرارداد به صورت چند ساله دارند. یکی از نکات مهم در تنظیم اجاره نامه مغازه در چنین مواردی این است که موجر و مستاجر برای سال دوم به بعد باید به توافق جدید برسند؛ در غیر این صورت با توجه به شرایط ذکر شده در توضیحات اجاره نامه، قرارداد قابل فسخ خواهد بود.